En esta nueva era de revolución tecnológica se nos hace imperativo contar con algún tipo de aplicación o software que nos facilite el trabajo. En esta ocasión quiero referirme a las aplicaciones o softwares útiles para su empresa.

Hoy en día sería algo inconcebible manejar su empresa sin un software contable, de nómina, de ventas, de servicio al cliente (CRM) o no tener alguno de ellos de manera integrada con su software ERP. Sin embargo, si hacemos un censo entre las mipymes y pymes de Nicaragua y Centroamérica podremos encontrar que en su mayoría no disponen de ningún tipo de herramienta de software. La administración de su negocio la hacen de manera manual y en el mejor de los casos trabajan con hojas de cálculo en Excel. No es que usar Excel sea malo, el punto es que las hojas de cálculo no son motores de bases de datos, trabajan con archivos planos y estos son vulnerables a pérdidas o ediciones no controladas. También, mucho trabajo manual ocasiona inconsistencia en los datos si estos no fluyen de la manera correcta, ocupan mucho tiempo operativo y en el peor de los casos un cerro de papeles puede llegar a ser algo muy frustrante.

¿Cuáles son las ventajas de tener un software?

Cada software tiene un propósito. Si es un software contable, puede crear un catálogo de cuentas, llevar las cuentas por cobrar, cuentas por pagar, ventas, inventarios, compras, manejar los impuestos y declaraciones fiscales. Esto nos permitiría generar automáticamente los estados financieros, estados de resultado, flujos de efectivo entre otros.

Si es un software de ventas, puede tener una base de datos de sus clientes, clasificarlos por grupos, establecer listas de precios diferenciadas o descuentos diferenciados por grupos de clientes, tener estadísticas de sus clientes y saber sus preferencias. También puedes saber quiénes son sus mejores clientes, sus peores clientes, los productos que más le compran y cuales son más rentables, etc.

Estas ventajas que nos proporcionan los softwares nos permiten tener información a mano para tomar decisiones, para saber en todo momento la salud de nuestro negocio y hacer los ajustes necesarios. No tener toda esta información accesible es como caminar a ciegas en una cuerda floja, no podemos dejar al destino el futuro de nuestro negocio.

Soy una MiPyme y no tengo mucho presupuesto para invertir en un software ¿qué puedo hacer?

Hay que hacer un análisis de costo vs beneficio, puedes hacerte las siguientes preguntas: ¿cuánto tiempo me lleva hacer el trabajo manual o en Excel? ¿Cuánto me cuesta? Si no tuviera que hacerlo yo mismo(a) o tener que pagarle a alguien ¿Cuánto podría ahorrarme si tengo un software? ¿Sientes que estas tareas te quitan mucho tiempo y no logras enfocarte completamente en tu negocio, en las ventas y su estrategia? Para todas estas inquietudes hay una buena noticia. No tienes que invertir miles de dólares en un software. Existen muchas soluciones bastante asequibles en el mercado.

Nosotros recomendamos Quick Book de Intuit, existen varias versiones, la más conocida es Quick Book Desktop, sin embargo, también es posible utilizar la versión en línea llamada Quick Book Online con planes desde USD 15.00 por mes que para un negocio de pequeño a mediano funciona perfectamente. IT Solutions Expert es Partner de Intuit y podemos asesorarle para decidir qué edición le conviene y también realizarle toda la implementación y capacitación necesaria.

Para finalizar, invertir en un software es una inversión segura, permite controlar su negocio, lo hace crecer y ser más rentable, además le permite tomar decisiones estratégicas que probablemente lo haga más competitivo o incluso superar a su competencia.

Nos vemos en el siguiente blog.

Datos del autor

Howard González, ingeniero en computación con especialización en tecnologías de la información, master en administración de empresas con especialización en Project Management, más de 16 años de experiencia en tecnologías de información, Gerente Fundador de IT Solutions Expert y consultor de Kaizen Consulting Services.